TRATAMIENTO DATOS PERSONALES
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS:
Razón social: ITECOM ENERGY S.A.S.
Nit: 901.261.233-7
Dirección: Cra 18c bis a #80 A 30 Sur
Ciudad: Bogotá D.C.
correo: gerencia@itecom.com.co
Tel. +57 300 912 1425
Portal Web: www.itecom.com.co
La presente política se expide de conformidad con la entrada en vigencia de la ley Estatutaria 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información, por tanto, ITECOM ENERGY S.A.S. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de los datos personales formula la presente política para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.
Por estos motivos todos los datos recibidos por ITECOM desde cualquier medio de comunicación, referentes a cliente, proveedores, contractistas, empleados y sus familiares, serán tratados como especifica en seguida;
Clientes:
ITECOM, usará la información que suministre para:
1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con ITECOM, en especial trámites administrativos de creación, inscripción financiera y giro, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
2. gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa, así como sus aliados comerciales;
3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole.
4. Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales de los titulares dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para la presentación de los servicios respectivos o en virtud de acuerdos o alianzas comerciales.
5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa.
6. Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía.
7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Proveedores, contratistas:
ITECOM, usará la información que suministre para:
1. realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores.
2. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores.
3. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales.
4. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios.
5. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
6. Consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas.
7.Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.
Empleados:
ITECOM, usará la información que suministre para:
1. Las obligaciones laborales tales como: Pagos de nómina, pagos y reportes al sistema de seguridad social y pago de parafiscales, afiliación a caja de compensación
2. Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por la entidades del sistema general de seguridad social a los que el titular este o hubiese estado vinculado.
3. Obligaciones contractuales contraídas con los clientes con ocasión de la ejecución de proyectos
4. Las condiciones o exigencias de los concursos públicos o privados, presentación de propuestas, y en general, a la inscripción o participación en cualquier proceso de selección de contratación público o privado
Familiares de empleados:
1. Las obligaciones nacidas con ocasión de afiliación a la caja de compensación familiar
2. Cotizaciones al sistema general de seguridad social
3. Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por la entidades del sistema general de seguridad social a los que el titular este o hubiese estado vinculado.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de ITECOM, tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ITECOM, para su recopilación, almacenamiento o tratamiento, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por ITECOM, o el encargado del tratamiento, previa solicitud.
d) Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de ITECOM.e) Acceder en forma gratuita una vez al mes a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
ITECOM, garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área de SERVICIO AL CLIENTE o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento, dependencia que una vez reciba estas comunicaciones, entrara a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales ITECOM, garantiza, que existen diferentes canales de comunicación para el ejercicio de los derechos de los titulares. Los canales para el ejercicio de los derechos son:
Datos de contacto. Tel:+57 300 912 14 25.
Sitio web: www.itecom.com.co,
E-mail: gerencia@itecom.com.co.
ITECOM, tiene plena libertad de habilitar nuevos canales que le faciliten el ejercicio de este derecho.En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, para la corrección, actualización o supresión de la información contenida en las bases de datos, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos(2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene ITECOM, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares:
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los canales habilitados por ITECOM, señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
5) ITECOM, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
Supresión de Datos:
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ITECOM, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
i. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
ii. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la nacionalidad para la cual fueron recolectados.
iii. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ITECOM. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) Obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, ITECOM, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.